展示会で多くの見込み顧客と出会っても、実際に商談につながるケースが思ったより少ないと感じていませんか？「名刺はたくさん集まったのに、なぜか成約につながらない…」こんな悩みを抱えるマーケティング・営業担当者は少なくありません。本記事では、日程調整ツール「Spir」を活用して、展示会の場でアポイントを確定させる具体的な方法を、準備から当日の実践まで詳しくご紹介します。展示会でのアポ獲得を効率化したい方はSpirサービス紹介資料をダウンロードしてみてください1. 展示会「その場アポ取り」の意義展示会フォローの一般的な課題メール埋もれによる返信率の低下展示会後、大量の企業からのフォローメールにより自社のメールが埋もれてしまう複数回のやり取りによる時間ロスアポ調整だけで3-5回のメール往復が必要。日程確定まで1-2週間かかることも多い時間経過による見込み客の関心が低下競合他社の先行アプローチにより検討対象から外れるリスクも「その場アポ取り」がもたらす3つのメリット1. 見込み顧客の関心が高いうちにアポを確定できる ・サービス説明直後で一番関心度が高い状態なのでアポにつなげやすい2. 展示会から商談までの期間短縮 ・メールでの日程調整のやり取りが不要になるため、従来の2−3週間から3-5日程度へ短縮 ・競合他社よりも早く商談を実施でき、検討の主導権を握りやすくなる3. フォローアップ業務の効率化 ・日程調整のメールや、電話作業の削減（1件あたり約2-3時間の工数削減）展示会リードからの商談獲得でお悩みですか？Spirの日程調整機能の詳細を見る2. Spirを使ったアポ取りの手順STEP1：見込み顧客の選定（商談提案の判断基準）アポを積極提案すべき見込み顧客の特徴 ・製品・サービスに対する理解が深く、具体的な質問や課題を共有している ・決裁権または決裁者への影響力がある ・導入時期や予算に言及がある会話から判断するポイント ・「導入時期はいつ頃を想定されていますか？」「どんな課題を解決したいですか？」などの質問で反応を見る ・滞在時間が長い、資料を熱心に見る、名刺交換に積極的などの行動にも注目切り出す適切なタイミングの見極め方 ・「詳しく知りたい」「事例を聞きたい」などの発言があったとき ・製品説明が一通り終わった後、「次のステップ」として自然に商談を提案STEP2：自然な流れでの切り出し方（状況別スクリプト例）〈基本パターン（スクリプト例）〉「お話しいただいた内容をもう少し詳しくお聞かせいただきたいのですが、弊社の担当者とのお打ち合わせの日程を調整させていただいてもよろしいでしょうか？来週ですとx日やx日などはいかがでしょうか？」〈課題解決パターン（スクリプト例）〉「今おっしゃった〇〇の課題については、弊社の〇〇というソリューションが適しているかもしれません。詳しい事例も含めてご説明できますが、弊社の担当者とのお打ち合わせの日程を調整させていただいてもよろしいでしょうか？」〈導入検討パターン（スクリプト例）〉「導入をご検討とのことですが、次のステップとして弊社担当者による詳細なご説明が必要かと思います。ご都合のよい日程はございますか？」〈断られた場合の対応方法〉「今は予定が分からない」と言われた場合は、「では後日メールで調整させていただきますが、だいたいいつ頃がよろしいでしょうか？」と大まかな希望を聞き、メモしておきましょう。後日のフォローの際に「展示会でお話しした際に〇月頃がご都合よいとお聞きしました」と具体的に言及することで反応率が高まります。展示会リードからの商談獲得でお悩みですか？Spirの日程調整機能の詳細を見るSTEP3：Spirを使った日程調整の実践（操作手順）タブレット/スマートフォンでの操作ステップタブレット/スマートフォンでSpirを起動「カレンダー表示」にて、空き時間を確認相手と相談しながら最適な日時を選択予約フォームに必要情報を入力「予約確定」ボタンをタップ相手に画面を見せる際のポイント画面を相手に見せながら「青い部分が担当者の空き時間です」と説明します。必要に応じて「この辺りはいかがでしょうか？」と候補日時を提案するのも効果的です。スムーズな予約確定までの流れお客様が決めた日時をタップし、基本情報（名前、メールアドレス、会社名など）を入力します。または、QRコードをお客様に読み取ってもらい、お客様のスマホで基本情報を入力してもらうことも可能です。展示会場でお話した内容（オンラインミーティングで何が知りたいか、質問内容など）を議事録代わりに残しておくと、商談準備に役立ちます。※このメモはお客様にも送られる内容になりますので、記載の内容にはご注意ください。展示会の効果を向上させる Spirフォーム設定テンプレートをダウンロードSTEP4：予約確定後のコミュニケーション確認メールの説明方法「ご予約いただきありがとうございます。確認メールをお送りしましたのでご確認ください。（web面談の場合）当日の面談用URLやアクセス方法なども記載しています。」と伝えます。その場でメールが届いているか確認してもらうと安心です。追加情報収集のテクニック「お打ち合わせにあたって何か事前にお伺いしておく情報などございますか？」と質問し、具体的な要望や関心事をヒアリングします。これにより、営業担当者が事前準備しやすくなります。フォーム設定・予約メールテンプレートをダウンロードする3. Spirの展示会活用準備営業担当者のカレンダー連携（所要時間：30分）カレンダー連携依頼のコミュニケーションまずは営業部門に展示会でのその場アポ取りの意義を説明し、協力を得ましょう。「展示会後2週間はフォロー優先」という認識を共有し、予定を確保してもらうことがポイントです。各種カレンダーとの連携設定手順Spirアカウントと、Googleカレンダー、Outlook、など主要なカレンダーを連携させましょう。複数のカレンダーとの連携方法はこちら連携確認テストの実施方法連携後、テスト予約を入れて正しく反映されるか確認します。特に、既存の予約との競合や営業時間外の設定が正しいかチェックしましょう。予約枠の最適化（所要時間：20分）商談枠の確保展示会後1〜2週間の間に、営業担当者のカレンダーに「展示会フォロー用」の時間枠を確保します。午前・午後にそれぞれ1〜2枠ずつ確保できるようスケジュールを空けておくのが理想的です。カレンダーでタスク管理などを行っている場合、候補日がないという状態にならないよう、タスクは「予定なし」で設定するか、マイカレンダーで別のカレンダーを作成するのがおすすめです。予約テンプレート作成（所要時間：15分）テンプレート設定展示会用のテンプレートを作成します。所要時間は初回30分が推奨です。必要な情報項目（会社名、部署、役職、会話メモなど）を予め設定しておきましょう。1人ではなく複数の営業担当を「OR条件」で設定することで、直近の日程でより多くの候補日を提示でき、競合企業よりも早いアプローチにつながります。ぜひOR条件の設定を行ってみてください。バッファー時間の確保商談と商談の間には30分程度のバッファーの設定をテンプレートに設けましょう。移動時間や前の商談が長引いた場合のためのクッションとなります。オンライン/オフライン選択肢の準備見込み顧客の希望に応じて選べるよう、対面とオンラインの両方の商談形式を用意しておきます。オンライン商談の場合は、使用するツール（Zoom、Teams、Google Meetなど）も事前に決めておきましょう。Zoomとの連携方法はこちらフォーム設定・予約メールテンプレートをダウンロードする4. 展示後、Spirによる自動フォロー予約確認メールの自動送信の仕組み予約確定と同時に、見込み客と営業担当者の両方に確認メールが自動送信されます。これにより、双方が同じ情報を共有でき、抜け漏れを防止できます。リマインドメールの自動配信商談前日に自動でリマインドメールが送信されます。これにより出席率が向上し、当日のキャンセルを減らすことができます。オンライン会議URLの生成と送信オンライン商談の場合、Zoomなどのオンライン会議用URLが自動生成され、メールに記載されます。営業担当者の手作業が不要になり、準備の手間が大幅に削減されます。こんな設定はできる？を解決！機能紹介資料をダウンロードする5. よくある質問と対処法Q1：見込み客に断られたらどうすればいい？A：「今は予定が分からない」と言われた場合は、「では後日メールで調整させていただきますが、だいたいいつ頃がよろしいでしょうか？」と大まかな希望を聞きましょう。後日のフォローの際に「展示会でお話しした際に〇月頃がご都合よいとお聞きしました」と具体的に言及することで反応率が高まります。フォローアップのテンプレートをダウンロードするQ2：営業担当者の予定が埋まっている場合は？A：Spirでは、複数人のうち誰か1人が対応可能であれば予約を受け付ける「OR条件」での調整ができるため、営業チーム内で誰かの予定が空いていればアポイントの設定が可能です。これにより、予定の空きが限定的な場合でも、柔軟な対応が実現できます。Q3：タブレットがない環境では？A：スマートフォンでもSpirは利用可能です。ただし画面が小さいため、「恐れ入りますが、私のスマートフォンで空き状況を確認させてください」と一旦自分で確認し、候補日を口頭で提案する形が自然です。Q4：相手が高齢でデジタルツールに抵抗がある場合は？A：タブレットの画面を見せることに抵抗がある場合は、「では私の方で空き状況を確認しますので少々お待ちください」と声掛けし、空いている日時を口頭で提案する方法も有効です。予約確定後の確認メールについても、「後ほど詳細をメールでお送りします」と丁寧に説明しましょう。まとめ展示会リードの商談化を加速する、新しいアポイント手法展示会でのその場アポ取りは、リードを効率的に商談へと進める効果的な手法です。見込み顧客の関心が高いタイミングでアポイントを確定させ、商談設定プロセスを大幅に効率化できます。従来の「名刺収集→後日フォロー」という流れから脱却し、「その場でアポ確定→スムーズな商談実施」という新しい展示会戦略を実践することで、成果を最大化しましょう。明日から始められる実践ステップ本記事で紹介した準備から実践までの具体的なステップを踏めば、Spirを活用して、次回の展示会から成果を出せるはずです。展示会の成果に悩むマーケティング担当者の皆さんは、ぜひ効果を実感してください。展示会の効果をさらに高めるためのプランアップグレードのご案内無料プランでも展示会でのアポ取りの基本機能は十分に活用いただけますが、より多くの展示会出展や大規模なイベント対応には、有料プランへのアップグレードがおすすめです。アップグレードで実現できること3名以上のメンバーでの日程調整空き時間URLが無制限で作成可能にアップグレードのタイミングまずは無料プランで本記事の方法を実践し、その効果を実感いただくことをおすすめします。効果を感じられ、より高度な活用を目指したい場合にはアップグレードをご検討ください。Spirのプラン表を確認する展示会での「その場アポ取り」を行うなら展示会リードからの商談率を高めたいとお考えであれば、日程調整ツール「Spir」の活用をぜひご検討ください。サービス資料をダウンロードする「その場アポ取り」を効率化したい方はSpirサービス紹介資料をダウンロードしてみてください